Dokumentumkezelés - Az adatkezelés záró folyamatai
Csak megfelelő gondossággal!
Az adatmegsemmisítés terén a cégek nagy része nem jár el elegendő gondossággal, pedig az adatok megsemmisítése, törlése, és ennek egyéb válfajai, úgymint például az archiválás, szintén az adatvédelem részét képző tevékenység, akárcsak az adatbázis építés, vagy a mindennapi munkafolyamatok során végzett adatkezelés.
Melyek a legfontosabb jogszabályi kötelezettségek, amelyeknek meg kell
felelni?
Az Info tv. különbséget tesz az adattörlés és az adatmegsemmisítés között. A jogszabály megfogalmazása szerint az adatmegsemmisítés az adatokat tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése, míg az adattörlés az adathordozó megsemmisítése nélkül kizárólag az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk többé nem lehetséges.
Az adatok törlésére a gyakorlatban általában az érintett kérésére kerül sor, mégpedig oly módon, hogy az adat ne legyen visszaállítható, és ezt az érintett kérésére igazolnunk is kell. Az adatmegsemmisítés ellenben olyan, a cég adatkezelését érintő belső tevékenység, amelynek mechanizmusát illetve technikai hátterét adatvédelmi szabályzat formájában kell rögzítenünk. A megsemmisítés során kiemelt gondossággal járjunk el, hiszen általában nem is gondoljuk, hogy egy elhanyagoltan kezelt adathordozó mennyi információt tartalmazhat, amely nekünk már nem, de valakiknek még fontos lehet.
Akár adattörlésről, akár adatmegsemmisítésről van szó, az ebből fakadó kárért a következő rendelkezés alapján az adatkezelő felel: Ha az adatkezelő az érintett adatainak jogellenes kezelésével vagy az adatbiztonság követelményeinek megszegésével másnak kárt okoz, köteles azt megtéríteni. [Info tv. 23. § (1)]
Hogyan kezeljünk archív állományt?
Rendszeresen felmerülő kérdés, például önéletrajzok kezelése esetében. Vegyünk egy konkrét példát: A jelentkezők személyes anyagát 2 évig tartják aktív, majd 1 évig archív állományban, ezt követően megsemmisítik azokat. Ha ezt szabályzat formájában rögzítjük – mert rögzítenünk kell – a dokumentációkezelést szolgáló informatikai háttérnek az általunk előirányzott adatkezelést ki kell szolgálnia, azaz ellentmondás a szabályozás és a kezelés között nem merülhet fel. Az archiválás fogalmát az Info tv. nem ismeri, helyette az adatzárolás definícióját alkalmazza, amely az adat azonosító jelzéssel ellátását jelenti a további kezelés végleges vagy meghatározott időre történő korlátozása céljából.
KEYWORDS
Adatkezelés // Adattörlés // Adatmegsemmisítés // Archívum // Aktív // Önéletrajz